In principle, certificates and diplomas bear the date on which the last certificate of required academic achievements is received by the examinations office. Ideally, the date should coincide with the date of the last examination. In this case, all required coursework was completed before the date of the last examination and certified to the Examinations Office. However, in cases where students only complete coursework after the last examination due to individual delays in the course of study or provide proof of this later, the certificate will bear a later date. The examination administration's options for action are limited, as certificates (test certificates) for coursework without grading are initially obtained via the course catalogue and are therefore the responsibility of the individual student. In principle, you can obtain the signature directly from the respective teacher at the last point in time when the work is completed. If students only obtain signatures for coursework at a later date, this may result in a later date being shown on the transcript or certificate.

Therefore a request: Please keep your student record book up to date and submit your updated student record book to the Examinations Office no later than the semester before your final examination, but generally once a year.

Grundsätzlich tragen Zeugnisse und Urkunden das Datum, an dem die letzte Bescheinigung über erforderliche Studienleistungen in der Prüfungsverwaltung eingeht. Im Idealfall stimmt das Datum mit dem Tag der letzten Prüfung überein. Dann wurden alle erforderlichen Studienleistungen vor dem Tag der letzten Prüfung erbracht und gegenüber der Prüfungsverwaltung bescheinigt. In Fällen in denen Studierende jedoch Studienleistungen aufgrund individueller Verschiebungen im Studienverlauf erst nach der letzten Prüfung absolvieren oder den Nachweis darüber später erbringen, trägt die Urkunde ein späteres Datum. Die Handlungsmöglichkeiten der Prüfungsverwaltung sind begrenzt, da die Einholung der Bescheinigungen (Testate) von Studienleistungen ohne Benotung zunächst über das Studienbuch erfolgt und damit in der Verantwortung der einzelnen Studierenden liegt. Sie können grundsätzlich zum letzten Zeitpunkt der Leistungserbringung die Unterschrift direkt von der jeweiligen Lehrperson erhalten. Wenn Studierende Unterschriften zu Studienleistungen erst zu einem späteren Zeitpunkt einholen, kann dies zur Folge haben, dass auch im Zeugnis bzw. in der Urkunde ein späteres Datum ausgewiesen wird.

Deshalb eine Bitte: Halten Sie ihr Studienbuch auf aktuellem Stand und  legen Sie spätestens im Semester vor Ihrer Abschlussprüfung, aber grundsätzlich einmal im Jahr Ihr aktualisiertes Studienbuch in der Prüfungsverwaltung vor.